請求書の作成や入金の確認、小口現金の管理。
介護施設の運営には、ケアのほかにも欠かせない事務の仕事がたくさんあります。
では、その仕事はだれが担っているのでしょうか。
この記事では、国の統計をもとに、有料老人ホームの事務の体制を見ていきます。
施設の「お金の雑務」を軽くする方法を考える連載の、第1回です。
1施設あたりの事務員は、約0.55人
厚生労働省の「社会福祉施設等調査」によると、2024年10月1日時点で、有料老人ホーム（サービス付き高齢者向け住宅を除く）は18,460施設あります。
そこで働く職員は、常勤換算で233,774人。このうち事務員は10,123人です。
常勤換算とは、短時間で働く人も含めて、フルタイムの人数に置きかえた数のことです。
施設数で割ると、1施設あたりの職員は約12.7人、事務員は約0.55人になります。
これは全国の平均なので、施設によって体制は違います。
それでも、平均すると事務員は1施設に1人いない、という計算です。
（出典：厚生労働省「令和6(2024)年 社会福祉施設等調査の概況」表3。1施設あたりの数は、人数を施設数で割って算出）
事務の仕事は、だれが担っているのか
事務員が1人に満たないということは、事務の仕事の一部を、ほかの職員が分担しているということです。
たとえば、次のような仕事です。
- 入居者様ごとの請求書の作成、封入、郵送
- 入金の確認と、領収書の発行
- 小口現金の出し入れと、残高の確認
- 入居者様の買い物や、訪問診療・薬局の費用の立替
- おむつやリネンを使った分の記録と、月末の振り分け
施設長や生活相談員、そして介護職員が、ケアや相談の合間にこうした仕事をこなしている施設も多いのではないでしょうか。
介護職員は、これからさらに必要になる
厚生労働省は、2026年度に必要な介護職員の数を約240万人と見込んでいます。
2022年度の約215万人と比べると、約25万人多い数です。
（出典：厚生労働省「第9期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数について」2024年7月）
人を増やすことが簡単ではないなかで、今いる職員の時間は、ますます大切になります。
ケアの時間を守るには、ケア以外の仕事をどう減らすかが鍵になります。
国も進める「間接的業務」の見直し
厚生労働省は、介護の仕事を「直接的なケア」と「間接的業務」に分けて考えています。
- 直接的なケア：食事や排せつ、入浴の介助など、利用者に直接接しながら行う仕事
- 間接的業務：記録や入力、会議や研修など、利用者と直接接しない形で行う仕事
そのうえで、間接的業務のムリやムダを減らし、生まれた時間を利用者に向き合う時間に充てることを、介護の「生産性向上」として進めています。
業務を明確にして役割を分けることや、記録の様式を工夫して何度も書き写す手間を減らすことも、取り組みの例に挙がっています。
（出典：厚生労働省「介護分野における生産性向上ポータルサイト」、同「介護サービス事業における生産性向上に資するガイドライン」）
請求や入金の確認、小口現金や立替の管理も、利用者と直接接しない間接的業務です。
お金にかかわる仕事は、見直しの余地が大きいところだといえます。
まずは、お金の仕事を書き出してみる
見直しの第一歩は、今の仕事を見えるようにすることです。
上に挙げたお金の仕事について、だれが、月に何回、どのくらいの時間をかけているかを、1か月ほど記録してみましょう。
厚生労働省のガイドラインでも、課題を見えるようにする道具として「業務時間調査票」などが紹介されています。
書き出してみると、毎月同じ作業をくり返していることや、一人に負担が偏っていることに気づくはずです。
そこが、手間を減らす入口になります。
まとめ
有料老人ホームの事務員は、平均すると1施設あたり約0.55人です。
請求や入金の確認、小口現金や立替の管理は、施設長や相談員、介護職員が分担しながら支えています。
介護職員の時間がますます貴重になるなかで、お金にかかわる間接的業務を軽くすることは、ケアの時間を守ることにつながります。
次回は、施設のお金の仕事のなかでも手間がかかる「その他費用」について、おむつ代やリネン代の扱いを整理します。
こうした手間を減らす仕組みとして、介護施設向けの決済サービス「QOLC（コルク）」があります。
あらかじめ登録していただいた入居者様またはご家族のクレジットカードで決済するので、請求書の封入や郵送、入金の照合、現金の受け渡しを減らせます。明細と領収書は、ご家族の LINE に届きます。
料金やご利用の条件は、QOLC の公式サイトでご案内しています。
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