介護施設の事務は、受付や電話の対応だけではありません。
毎月の請求や入金の確認など、お金にかかわる仕事がたくさんあります。
この記事では、介護事務の主な仕事と、毎月の請求業務の流れを整理します。
あわせて、月初に仕事が集中しやすい理由と、手間を減らす工夫もご紹介します。
介護事務の主な仕事
施設によって担当の分け方は違いますが、介護事務の仕事はおおむね次のようなものです。
- 受付や電話、来訪されたご家族への対応
- 介護保険の請求（介護報酬の請求）
- 入居者様やご家族への、自己負担分などの請求
- 入金の確認と、領収書の発行
- 小口現金や、入居者様からの預り金の管理
- 契約書や記録などの書類の管理
このうち、毎月必ずやってくるのが「請求」と「入金の確認」です。
ここからは、その流れを見ていきます。
毎月の請求業務は、2つに分かれる
介護施設の請求は、大きく分けて2つあります。
- 介護保険への請求：介護サービスの費用のうち、保険でまかなわれる分
- 入居者様・ご家族への請求：自己負担分や、居住費・食費・日常生活費など
介護サービスの自己負担は原則1割で、所得が一定以上の方は2割または3割です。
残りの分を、介護保険に請求します。
（出典：厚生労働省老健局「介護保険制度の概要」令和7年7月）
1. 介護保険への請求（介護レセプト）
介護保険への請求では、利用者ごとのサービスの内容と費用をまとめた明細を作ります。
この明細は、医療の世界と同じく「レセプト」と呼ばれることが多いです。
請求は、審査支払機関（国民健康保険団体連合会。「国保連」と呼ばれます）を通じて行います。
期限は、サービスを提供した月の翌月10日までです。
（出典：厚生労働省「介護給付費及び公費負担医療等に関する費用等の請求に関する命令」第3条）
つまり、月が変わるとすぐに、前の月の記録を確かめて明細を作る作業が始まります。
月初の事務が忙しくなりやすいのは、このためです。
2. 入居者様・ご家族への請求
介護保険への請求と並んで、入居者様やご家族に向けた請求書も作ります。
介護サービスの自己負担分に加えて、居住費や食費、日常生活費などをまとめて請求します。
施設によっては、訪問診療や薬局の自己負担分を施設がいったん立て替え、あとから一緒に請求することもあります。
請求する項目が増えるほど、明細を作る手間も、問い合わせへの対応も増えていきます。
請求のあとも続く、入金の確認
請求書を送ったあとは、入金を一件ずつ確かめます。
振込の場合は、振込人の名前と入居者様を照らし合わせる必要があります。
たとえば、入居者様と違う名字のご家族が振り込むと、誰の分の入金かがすぐにはわからない、というケースがあります。
現金でお預かりする場合は、お釣りの準備や領収書の発行、金庫での保管も必要です。
手間を減らすための工夫
請求業務は毎月くり返すものなので、少しの工夫が大きな差になります。
- 月の予定を決めておく：記録の締め日、明細の作成、請求書の発送、入金の確認日を、毎月同じ日に決める
- 請求をまとめる：立替のお金も、できるだけ月1回の請求にまとめる
- 支払い方法をそろえる：現金・振込・口座振替などがばらばらだと、確認の手順も増える。できるだけそろえる
- 記録を一か所に：請求と入金の状況を、一つの表やシステムで見られるようにする
どれも、今日から少しずつ始められることです。
具体的な会計や税務の処理については、顧問の税理士などの専門家にご確認ください。
まとめ
介護事務の請求業務は、介護保険への請求と、入居者様・ご家族への請求の2本立てです。
介護保険への請求には翌月10日という期限があり、月初に仕事が集中しやすくなります。
そのあとも、入金の確認や領収書の発行が続きます。
流れを整理し、支払い方法をそろえることで、毎月の負担は軽くできます。
こうした手間を減らす仕組みとして、介護施設向けの決済サービス「QOLC（コルク）」があります。
施設は、レセプトの CSV と、所定の形式の CSV（その他の費用など）を取り込んで、請求のデータを作ります。
決済は、あらかじめ登録していただいた入居者様またはご家族のクレジットカードで行い、明細と領収書はご家族の LINE に届きます。
料金やご利用の条件は、QOLC の公式サイトでご案内しています。
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導入の検討段階でも構いません。お気軽にご相談ください。